La législation française impose de conserver les documents importants. Il est de plus très important de conserver tous ses actes notariés, ses diplômes, ses contrats, ses feuilles de paie….
Or, c’est souvent au moment où l’on recherche un document que l’on ne parvient pas à mettre la main dessus !
Avec le nombre de papiers qu’un ménage accumule au fil des années, il est parfois difficile de retrouver le document que l’on recherche précisément.
C’est pour garantir la protection de vos documents, en toute sécurité et vous permettre de les retrouver en toutes circonstances que des entreprises proposent aujourd’hui des coffres-forts en ligne. Voici un rapide aperçu des services que ces sociétés de coffres forts virtuels proposent.
Le mode de fonctionnement d’un coffre-fort en ligne
Il existe de multiples façons d’envoyer et de sauvegarder vos documents dans votre coffre fort virtuel. Vous pouvez les scanner, les numériser, les faxer ou encore les enregistrer sur CD-Rom et les envoyer par la poste. Vos documents seront transférés dans votre coffre fort personnel et confidentiel et leur dépôt sera confirmé par un accusé de réception.
Vous pouvez, dès lors organiser vos documents comme vous le souhaitez en les classant par dossier. La consultation est accessible en ligne 24h/24 et vos proches y ont accès sur simple procuration de votre part. La capacité de stockage est souvent très importante et est dépendante de votre contrat.
En contrepartie ce service est payant ; Certains prestataires proposent des tarifs fixes : compter entre 3 à 8 € par mois. D’autres font varier le coût en fonction de la quantité stockée : entre 0,5 et 1,5 euros le méga-octets par mois.
Certains prestataires vous proposeront d’essayer le coffre en ligne le premier mois gratuitement.
Les avantages d’un coffre-fort en ligne
- Sauvegarder et préserver vos documents
Les sociétés de coffre-fort en ligne vous permettent de sauvegarder les documents que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre. Détenir un coffre fort en ligne permet de protéger tous vos papiers importants : ceux concernant vos départs à la retraite, la gestion d’un sinistre, la gestion d’une succession ou encore tout ceux qui concernent un moment important de votre vie…
- Transmettre votre patrimoine en toute certitude
Grâce au système de coffre-fort en ligne, les divers contrats que vous souscrivez (assurance vie, épargne salariale, prévoyance, contrats de décès, obsèques…) ont l’assurance de trouver leurs bénéficiaires.
En effet, lors du décès d’un souscripteur d’un contrat, les ayant-droit ne sachant pas qu’ils sont désignés, ne peuvent donc pas demander l’attribution des prestations qui leurs sont dues. Les compagnies d’assurance ou les anciens employeurs n’ont donc pas les moyens de se rapprocher d’eux.
Grâce à l’acquisition d’un coffre en ligne, vos ayant-droits auront ainsi communication du contenu du coffre par le notaire chargé de la succession, seul habilité à s’en faire communiquer le contenu pour l’exploiter.
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Préserver la confidentialité de vos documents
Détenir un coffre personnel et confidentiel vous permet de concilier sécurité et discrétion pour abriter des documents que vous souhaitez soustraire à certains regards, tant familiaux (assurance-vie, donations…) que professionnels (note, rapport, expertise…).
Avoir accès à ses documents rapidement et n’importe où : Si vous êtes en voyage ou en déplacement, lors d’un déménagement ou d’une expatriation avoir un coffre virtuel vous permet de disposer de vos documents sans avoir à les faire suivre ni à les garder avec soi.
Ces documents ont en outre l’avantage de rester accessibles 24h/24.
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Préserver la sécurité de vos documents
Les documents papiers, les ordinateurs personnels sont trop souvent mal protégés et rarement à l’abri d’un incendie, d’une inondation, d’un vol…Un coffre fort virtuel vous assure la sécurité de retrouver tous vos documents importants.
Les fonctions additionnelles du coffre
Outre la conservation des documents, le coffre en ligne vous propose différents services qui varient d’un prestataire à un autre :
- Un certificat de conformité
Certains services de coffre-fort en ligne offrent également la possibilité de déposer des documents certifiés en attestant de la date, de l’heure du dépôt ainsi que de la preuve de l’intégrité d’un document.
Cette prestation est rendue possible par l’intégration d’une empreinte électronique dans le document au moment du dépôt. La valeur de cette certification est à étudier au cas par cas.
- Un service d’alarme
Il vous averti directement par e-mail de l’avènement d’une échéance comme par exemple la fin d’une garantie, la fin de validité d’un document (passeport, assurance habitation…) ou encore les dates limites de renégociation de contrats. Vous pouvez également prévoir un renouvellement automatique de chaque alarme selon une périodicité allant d’une semaine à 36 mois…
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La sauvegarde de vos factures
Vos factures de fournisseurs (EDF, Opérateur téléphoniques…) qui souvent n’adressent plus de documents papiers, peuvent être intégrées et sauvegardées automatiquement vous évitant de les perdre et vous permettant de les centraliser sans perte de temps.
- Un guide
Publié le 18/10/2007
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