La reconnaissance automatique des opérations bancaires dans l'application de budget - Le paramétrage des tiers

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Pour faciliter la gestion de votre budget, l’application vous permet de paramétrer la reconnaissance automatique des opérations bancaires.

Dans l’application de budget cette reconnaissance repose sur l’identification et la catégorisation de vos tiers. On appelle « Tiers » une entreprise, un organisme, un magasin, un fournisseur… à l’origine de vos revenus ou destinataires de vos dépenses. Identifier et paramétrer la reconnaissance des Tiers est essentiel pour faciliter votre gestion de budget.

Pour faciliter votre suivi budgétaire, vous devez faire une liste de tous vos tiers habituels. Quelques exemples :

• Pour les dépenses : la RATP, EDF, Orange, votre bailleur, votre banque ….
• Pour des revenus: Votre employeur, la CAF, vos régimes de retraites…

Vous leur attribuerez des catégories qui vous permettront d’analyser facilement vos comptes et budgets.

Vous leur affecterez des mots-clés que vous trouverez dans le libellé bancaire des opérations importées de la banque pour les identifier automatiquement lors des synchronisations bancaires.

Comment fonctionne la catégorisation d’opérations dans l’application de budget ?

En mode de saisie manuelle,

Chaque fois que vous saisirez une opération et préciserez le tiers concerné dans la liste, la catégorie sera automatiquement affectée par défaut à l’opération. Vous n’aurez plus besoin de la saisir.

En mode d’import de fichier ou de synchronisation bancaire.

Si votre opération est importée en synchronisation avec votre banque, le fonctionnement sera similaire mais automatique.

Ainsi, l’application lit le libellé bancaire fourni avec les opérations bancaires. Si un mot-clé est identifié, le tiers et sa catégorie seront affectés automatiquement à cette opération.

• Le tiers (par exemple le nom du magasin, l’employeur etc…)
• La catégorie de ce tiers (alimentation, ou encore salaire…)

L’application récupérera également :

• le montant,
• les dates d’opérations et de banque
• les types d’opérations

A noter, les opérations importées de votre banque sont indiquées « Pointées ». Vous pouvez modifier cette option dans les Paramètres / Opérations.

Comment paramétrer les Tiers pour la reconnaissance automatique ?

Les reconnaissances automatiques sont paramétrées au niveau de chaque tiers dans la fiche du tiers.

Ajouter ou modifier un tiers ?

• Directement depuis les opérations en mode modification ou encore dans la page d’importation en ouvrant la fenêtre des « Tiers » et en cliquant sur le bouton orange.

• Depuis la liste des tiers que vous retrouverez dans « Paramètres / Tiers »

Pour paramétrer un Tiers

Pour améliorer la reconnaissance ou la modifier, consultez les tiers dans la page Paramètres / Tiers. Vous pouvez ajouter ou modifier tous les éléments de ces tiers.

Vous pouvez ajouter / consulter ce paramétrage en consultant la fiche du tiers dans Paramètres / tiers et ouvrir la fiche.

Catégorisez une opération

La catégorie de revenus et/ou de dépenses affectée au Tiers sera affecté automatiquement aux opérations de ce tiers, sans avoir besoin de la saisir de nouveau.

Pour rappel, cette liste de catégorie est personnalisable dans la page Paramètres / Catégories afin qu’elle soit moins longue et parfaitement adaptée à votre utilisation.

Les Mots-clés ne sont pas obligatoires mais ils sont indispensables si vous importez vos opérations bancaires.

Synchronisation bancaire et reconnaissance automatique à partir des Mots-clés

On appelle Mot-clé, une expression (série de lettres et chiffres) qui sera reconnue dans le libéllé d’une opération bancaire. Lors de chaque synchronisation bancaire, si le logiciel reconnait le mot-clé, il attribuera automatiquement le tiers ainsi que la catégorie paramétrés.

Mots-clés et libellé bancaire

Les opérations sont importées de votre banque avec le libellé fourni par votre banque.

Le libellé bancaire est visible dans le tableau « Mes opérations » et s’affiche dans la colonne Tiers en gris clair italique dans la zone « Memo ».

Attention, si vous ne voyez pas le libellé bancaire, vous devez être en mode d’affichage simplifié ! Modifiez le mode d’affichage en cliquant sur l’icône en haut à droite de la page « Mes opérations » afin de voir la ligne « Memo » s’afficher dans le tableau de vos opérations.

Par exemple, pour l’opérateur Free, il est écrit dans l’opération bancaire
….9894893289 FREE MOBILE ; Numéro: 22989489 etc…

Vous devez donc mettre comme mot-clé de reconnaissance : « FREE MOBILE » et affecter la catégorie « Internet / TV / Téléphone ». Ne mettez aucun numéro car ils sont susceptibles de changer d’une opération sur l’autre.

Ainsi, toutes les opérations qui contiennent FREE MOBILE, seront affectées au Tiers « Free » avec la catégorie « Internet / TV / Téléphone ».

Catégories déjà reconnues, comment les modifier ?

Il est probable que certaines opérations soient déjà reconnues lors d’une première importation et même si vous n’avez pas paramétré de Tiers par vous même. En effet, le logiciel reconnait déjà certains tiers automatiquement.

Vous pouvez modifier leur reconnaissance si cela ne vous convient pas en modifiant les caractéristiques du tiers concerné. vous retrouvez tous les tiers utilisés dans la page « Paramètres / Tiers ».

Pour les opérations non reconnues, vous devrez ajouter vous même et paramétrer tous vos tiers habituels.

La catégorisation d’opérations ventilées

Si vous disposez de la version Premium vous pouvez aussi décider de répartir le montant de l’opération pour ce tiers sur plusieurs catégories avec la fonction de ventilation.

Par exemple 450 € de loyers sont en réalité 400 € de loyers et 50 € de provisions pour charges. Cette clé de répartition se fera à chaque import et si le montant n’est pas exact il appliquera une répartition en %.

Pour faciliter votre budget quotidien, vous ne devrez faire ces associations qu’une seule fois. En effet elles sont ensuite mémorisées et s’appliqueront lors de chaque synchronisation. Nous vous recommandons ainsi de le faire une première fois sur toutes les opérations du mois. Puis supprimez le compte et refaite l’importation sur plusieurs mois. Vous verrez toutes vos opérations reconnues !

Quelques conseils pour faciliter la reconnaissance

• Attention ne mettez pas dans ces « Mots-clés » des éléments susceptibles d’être modifiés d’un import à l’autre tels des dates ou des références d’opérations. Ces éléments qui changeraient d’une opération à l’autre, ne permettraient pas de reconnaitre le tiers.
• De même ne mettez pas des termes trop « banals » ou trop courts qui pourraient se retrouver dans plusieurs types d’opérations (ex : « car » qui pourrait se retrouver sur Carrefour ou Carillon ou compagnie des cars…) car le logiciel affecterait le mauvais tiers à toutes ces opérations.
• Mettez des mots composés ou des chaines de mots, le logiciel recherchera les correspondances exactes y compris les espaces
• Attention si vous mettez les mêmes Mots-clés dans plusieurs tiers, le logiciel ne saura pas lequel reconnaitre et cela pourra générer des erreurs d’attribution
• Mettez plusieurs reconnaissance si besoin en les séparant avec « , » .

La reconnaissance automatique, en affectant très rapidement toutes les caractéristiques à vos opérations, est essentielle pour faciliter votre suivi de budget.

Vous pourrez identifier vos opérations, les rechercher sur critères, faire des statistiques, faire des budgets intelligents…